Adapting explanations for different audiences in Japanese
Practice presenting the same cautious proposal in casual conversation, professional speech, an email and a formal summary. Plain endings and particles such as “よ” and “ね” suit familiar colleagues here, while “です” and “ます” endings suit a more polite workplace exchange. Formal written Japanese can also use plain endings, so plain form alone does not mean casual speech; the supplied summary mixes plain and polite endings, but your own report should normally keep one style consistent. Unlike English, Japanese often leaves an understood “we” unstated, and the email places the possible benefit before the proposal, linking them with “ので,” meaning “because” or “since.”
Action nouns and verbs formed with する
Familiar conversation: a conditional benefit and a shared recommendation
システムを導入すれば、対象を割合くらい減らせると思う。
- informal
新しい予約システムを導入すれば、待ち時間を一割くらい減らせると思う。
We could reduce waiting times by about ten percent if we implement the new booking system.
- informal
ただ、その数字は一つの支店で二週間試した結果を基にした試算にすぎないよ。
But that's only an estimate from a two-week trial at one branch.
- informal
導入を広げる案を部長に承認してもらう前に、あと二つの支店で試したほうがいいね。
We should test it at two more branches before we ask the director to approve a wider launch.
Polite conversation: possibility with かもしれません
システムを導入すれば、対象を割合ほど減らせるかもしれません。
- formal
新しい予約システムを導入すれば、待ち時間を一割ほど減らせるかもしれません。
If we implement the new booking system, we could reduce waiting times by about ten percent.
- formal
その数字は、一つの支店で二週間試した結果から出した目安にすぎません。
That figure is only an estimate from a two-week trial at one branch.
- formal
導入を広げる案を部長に承認してもらう前に、あと二つの支店で試したほうがいいと思います。
I think we should test it at two more branches before asking the director to approve a wider launch.
Professional email: give the reason before proposing an action
対象を割合ほど減らせる可能性があるので、システムを導入することを提案します。
- formal
待ち時間を一割ほど減らせる可能性があるので、新しい予約システムを導入することを提案します。
- formal
ただし、これは一つの支店で二週間試した結果をもとにした予測です。
However, this estimate is based on a two-week trial at one branch.
- formal
導入を広げる案を部長に承認してもらう前に、あと二つの支店で試験運用するのがよいと思います。
I recommend trials at two more branches before we ask the director to approve a wider launch.
Formal summary: noun phrases and less personal recommendations
システムの導入で、対象が割合ほど短縮されるかもしれない。
- formal
新しい予約システムの導入で、待ち時間が約10％短縮されるかもしれない。
- formal
ただし、この予測は一つの支店で二週間試した結果に基づいています。
This estimate, however, is based on a two-week trial at one branch.
- formal
導入を広げる案について部長の承認を求める前に、あと二つの支店で試験運用するのが望ましいと考えられます。
Compare conversation, professional email and formal summary
Keep the same possibility, evidence and approval sequence
“導入することを提案します” turns the action into something proposed using こと, while “システムの導入” uses an action noun; unlike an English verb-to-noun pair, 導入 and 承認 can become verbs by adding する, whereas 減らす and 減少 are not interchangeable in every sentence. In “待ち時間を…減らせる,” waiting time is what someone can reduce, while “待ち時間が…短縮される” makes it the subject of a passive construction meaning “be shortened.” “一割” means ten percent, and くらい, ほど and 約 mark approximation here, with くらい fitting the conversational version and 約 providing compact numerical wording.
“承認してもらう” presents obtaining the department head’s approval from the recipient’s perspective, while “部長の承認を求める” names seeking that approval; “試したほうがいいね” gives familiar advice, and “望ましいと考えられます” presents a less personal professional recommendation. Keep uncertainty through wording such as “減らせると思う,” “可能性がある” or “かもしれない,” and retain the limitation that the estimate comes from testing at one branch for two weeks. Preserve testing at two additional branches before seeking approval for wider implementation, and keep “ただ” or “ただし” attached to the evidence limitation so the reader does not mistake the estimate for an established result.
- informal
新しい予約システムを導入すれば、待ち時間を一割くらい減らせると思う。
We could reduce waiting times by about ten percent if we implement the new booking system.
- informal
ただ、その数字は一つの支店で二週間試した結果を基にした試算にすぎないよ。
But that's only an estimate from a two-week trial at one branch.
- informal
導入を広げる案を部長に承認してもらう前に、あと二つの支店で試したほうがいいね。
We should test it at two more branches before we ask the director to approve a wider launch.
- formal
新しい予約システムを導入すれば、待ち時間を一割ほど減らせるかもしれません。
If we implement the new booking system, we could reduce waiting times by about ten percent.
- formal
その数字は、一つの支店で二週間試した結果から出した目安にすぎません。
That figure is only an estimate from a two-week trial at one branch.
- formal
導入を広げる案を部長に承認してもらう前に、あと二つの支店で試したほうがいいと思います。
I think we should test it at two more branches before asking the director to approve a wider launch.
- formal
待ち時間を一割ほど減らせる可能性があるので、新しい予約システムを導入することを提案します。
- formal
ただし、これは一つの支店で二週間試した結果をもとにした予測です。
However, this estimate is based on a two-week trial at one branch.
- formal
導入を広げる案を部長に承認してもらう前に、あと二つの支店で試験運用するのがよいと思います。
I recommend trials at two more branches before we ask the director to approve a wider launch.
- formal
新しい予約システムの導入で、待ち時間が約10％短縮されるかもしれない。
- formal
ただし、この予測は一つの支店で二週間試した結果に基づいています。
This estimate, however, is based on a two-week trial at one branch.
- formal
導入を広げる案について部長の承認を求める前に、あと二つの支店で試験運用するのが望ましいと考えられます。