Polite requests and messages in Japanese
Japanese adapts messages mainly through verb forms and set expressions. Speakers often leave out “I” and “you” when the context is clear. Use casual forms with close friends and polite forms with unfamiliar people or routine professional contacts; follow the relationship instead of translating English pronouns. いただける is not a standalone equivalent of “would.” After a verb in its te-form, “送っていただけませんか” politely asks whether someone could send something. “送ってくれる？” suits a friend. 改めて連絡する means to contact someone again. The formal examples use the humble forms 連絡いたします or 連絡いたしました to show respect to the recipient.
Requesting a favor and contacting someone again
Greetings, thanks and context-sensitive closings
| Friend | Someone you do not know | Work or institutional contact |
|---|---|---|
| こんにちは。 | こんにちは。 | おはようございます。 |
| じゃあね！ | さようなら。 | さようなら。 |
| ありがとうございます。 | ありがとうございます。 | |
| さようなら。 | さようなら。 | |
| 改めて、助けていただきありがとうございます。 | 改めて、助けていただきありがとうございます。 | |
| それでは、お元気で。 | どうぞよろしくお願いいたします。 |
Casual requests and respectful requests for a favor
対象を動詞のて形いただけませんか。
- informal
時間があるときに、申込書を送ってくれる？
- formal
お手数ですが、申込書を送っていただけませんか。
- formal
申込書を送っていただけませんか。
- formal
できれば、今日中に申込書を送っていただけませんか。
Embedding a question about time with か
場所が何時に普通形の動詞か知ってる？
- informal
事務所は何時に閉まる？
- informal
事務所が何時に閉まるか知ってる？
- formal
事務所が何時に閉まるか教えてください。
Asking whether something happened with かどうか
普通形の文かどうか教えてください。
- informal
私の申込書、届いた？
- formal
私の申込書が届いたかどうか教えてください。
Explaining urgency in casual and polite messages
“明日から出かけるから、今日中に必要なんだ” gives the reason first with から and ends with the casual explanatory form んだ. The polite examples use ので with 必要です or お願いします to explain the request more gently. In “申込書が必要です”, が marks the item that is needed, so do not copy the English structure “I need” by making “I” the subject.
今日中に means by the end of today, while 今日の午前中に narrows the deadline to this morning. “今日中に用紙をお願いします” asks for the form by today without spelling out the action. Embedded questions keep the verb at the end of the clause and put か after it, as in “事務所が何時に閉まるか教えてください”. かどうか means “whether or not” in “届いたかどうか教えてください”.
The friendly follow-up ends with 連絡したいんだけど, leaving the thought open to invite a response. The formal versions use humble forms to say that the speaker is contacting the recipient again. 連絡いたしました is past tense, but here it refers to the contact being made through the current message; it does not itself mean that the contact is in writing. In the table, じゃあね is casual and どうぞよろしくお願いいたします is a formal request for goodwill or cooperation. さようなら is a farewell rather than a routine business-message sign-off, and お元気で suits a parting when you may not meet again soon.
- informal
明日から出かけるから、今日中に必要なんだ。
- formal
明日出発するので、今日中に用紙をお願いします。
- formal
明日は留守にするので、今日中に申込書が必要です。
Returning to an earlier request or email
以前頼んだことの件で、改めて連絡する。
- informal
昨日お願いした用紙の件で、改めて連絡したいんだけど。
- formal
お願いした用紙の件で、改めて連絡いたします。
- formal
先日メールでお願いした用紙の件で、改めて連絡いたしました。
A casual exchange between friends
- Ainformal
時間があるときに、申込書を送ってくれる？
- Binformal
大丈夫？
- Ainformal
明日から出かけるから、今日中に必要なんだ。
- Binformal
うん、今送るね。
A polite workplace exchange about a deadline
- Aformal
申込書を送っていただけませんか。
- Bformal
もちろんです。いつまでに必要ですか。
- Aformal
明日は留守にするので、今日中に申込書が必要です。
- Bformal
今日の午前中に送ります。