E-mail en anglais : expliquer un problème et demander une réponse

Niveau A2

E-mail en anglais : expliquer un problème et demander une réponse

Dans cette leçon, vous allez écrire un court e-mail pour changer un rendez-vous et demander une réponse. L'idée centrale : un e-mail qui demande quelque chose suit cinq parties (salutation, problème, demande, disponibilités et formule de fin), because et so relient le problème à sa raison, et chaque e-mail traite d'un seul sujet.

Ce que vous savez déjà

Vous savez déjà demander avec Could you…? : « Could you help me, please? » (Pourriez-vous m’aider, s’il vous plaît ?). Vous donnez aussi une raison avec because : « Sorry, I can't tomorrow because I work. » (Désolé, demain je ne peux pas parce que je travaille.).

Have to dit ce que vous devez faire : « I have to work tomorrow. » (Je dois travailler demain.). Et on se place devant le jour de la semaine : « See you on Friday! » (À vendredi !). Dans cette leçon, vous réunissez tout cela à l'écrit.

Les mots de l'e-mail

Appointment est un rendez-vous fixé à une heure précise. Write veut dire écrire, et reply répondre à un message. Free, ici, veut dire disponible, pas gratuit. So veut dire « donc ». Dear est le mot placé devant le nom, au début de l'e-mail.

L'e-mail de Tom

Tom a rendez-vous lundi chez la dentiste, la docteure Lee, mais il doit travailler ce jour-là. Il écrit au cabinet. Écoutez tout l'e-mail et cherchez les cinq parties : la salutation, le problème, la demande, les disponibilités et la formule de fin.

Après ses disponibilités, Tom fait une deuxième demande : une réponse. À la fin, il remercie, choisit une formule et signe. Remarquez qu'il donne son nom dès le début, pour que le cabinet sache de quel rendez-vous il s'agit.

La réponse du cabinet

Emma, à l'accueil, répond en quelques lignes : elle remercie, donne la réponse et termine. La phrase du milieu transmet un message : « Dr. Lee says that Friday at ten is OK. » (La docteure Lee dit que vendredi à dix heures, c'est bon.). Says that rapporte ce que dit une autre personne, et that relie les deux parties, comme « que ».

Comment commencer et finir

Pour un bureau ou un cabinet, quand vous ne savez pas qui va lire, Hello, convient bien. Quand vous le savez, écrivez Dear et le nom : « Dear Dr. Lee, » (Chère Docteure Lee,). Dr. va avec le nom de famille ; pour les autres, on écrit Mr. (un homme) ou Ms. (une femme) : Dear Ms. Reed. Avec une personne qu'on appelle par son prénom, le prénom suffit, comme dans Dear Tom. Ici, Dear ne montre pas d'affection, même si la traduction est « cher » : c'est seulement la façon d'ouvrir l'e-mail. À un ami, écrivez « Hi Leo, » (Salut Léo,).

La première phrase peut annoncer le sujet : « I'm writing about my appointment. » (Je vous écris au sujet de mon rendez-vous.). About veut dire « au sujet de ». Pour répondre à quelqu'un, commencez par remercier : « Thank you for your email. » (Merci pour votre e-mail.).

Pour finir, « Kind regards, » (Bien cordialement,) est le choix sûr avec une personne que vous ne connaissez pas. « Best wishes, » (Bien à vous,) est plus chaleureux et convient à quelqu'un que vous connaissez déjà. Ensuite vient votre nom.

Because : donner la raison

Because introduit la raison, comme « parce que ». Dans ces exemples, on dit d'abord ce qui se passe, ensuite pourquoi. Dans « I can't come on Monday because I have to work. » (Je ne peux pas venir lundi parce que je dois travailler.), la raison est le travail.

À l'oral, Because I have to work. répond seul à Why?. Dans un e-mail, réunissez les deux parties en une seule phrase : votre lecteur n'a pas posé la question. Dans ces exemples, il n'y a pas de virgule devant because.

I can't come on Monday / I can't call because I have to work / I have a meeting.

So : dire le résultat

So fait le chemin inverse : d'abord la raison, ensuite le résultat. « I have to work on Monday, so I can't come. » (Je dois travailler lundi, donc je ne peux pas venir.) raconte le même fait que la phrase avec because ; seul l'ordre change. Dans ces exemples, il y a une virgule devant so.

So mène aussi du problème à la demande : « I can't come, so could you change my appointment, please? » (Je ne peux pas venir, donc pourriez-vous changer mon rendez-vous, s'il vous plaît ?). Après so, la question reste normale, avec le verbe à la forme de base.

I have to work on Monday / I have a meeting, so I can't come / I can't call.

Demander et dire quand vous êtes libre

Pour demander, utilisez Could you…? et le verbe à la forme de base. To + jour indique la nouvelle date : « Could you change my appointment to Friday? » (Vous pourriez changer mon rendez-vous pour vendredi ?). Pour demander une réponse, utilisez reply, seul ou avec to devant le message : « Could you reply to this email, please? » (Pourriez-vous répondre à cet e-mail, s'il vous plaît ?).

Dites ensuite quand vous pouvez. Utilisez I'm free ou I can come, avec on devant le jour : « I'm free on Friday morning. » (Je suis libre vendredi matin.). Pour l'après-midi, dites afternoon. Proposer plusieurs moments, comme Tom, aide l'autre personne à choisir.

Un e-mail, un sujet

Dans cette leçon, chaque e-mail a un seul but : Tom veut seulement changer son rendez-vous. Pour un autre sujet, écrivez un autre e-mail : la réponse sera plus facile.

Les lettres et les e-mails adressés à une banque ou à une école peuvent être bien plus longs et formels. Ces deux phrases sont de ce type ; il suffit de les reconnaître. Vous n'avez pas besoin de les utiliser maintenant.

À vous

Votre rendez-vous avec la docteure Lee est jeudi, mais vous avez une réunion ce jour-là. Vous voulez le changer pour vendredi, vous êtes libre le matin et vous voulez une réponse aujourd'hui. Écrivez l'e-mail, partie par partie, avec so pour relier le problème au résultat. Écoutez ensuite les phrases et comparez.

Résumé

Les cinq parties, dans l'ordre de cette leçon : salutation, problème et raison, demande, disponibilités et formule de fin. Because se place devant la raison ; so se place devant le résultat. Un e-mail, un sujet.

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