英語で提案書を書く：基準で比べておすすめを示す
ある図書館が、日曜日に何時まで開館するかを決めようとしています。決める人が必要としているのは、印象ではなく理由です。このレッスンでは英語で提案書を書きます。情報源からわかることをまとめ、二つの選択肢を同じ基準で比べ、それぞれの評価に根拠を示し、一つをすすめて、そのおすすめがどこまで言えるのかも述べます。最後に、別のテーマでも同じように書いてみましょう。
提案書で使える、これまでの表現
提案書は、すでに学んだ表現を組み合わせて書きます。段落にはそれぞれ役割があり、“This paragraph is too long” は一つの段落に内容を入れすぎているときの言い方です。“However” は限界を示し、“gives no evidence” は根拠のない主張を指摘します。“As a result” は原因と結果をつなぎ、“We recommend” はどうすべきかを述べます。“I was wondering if…” は控えめな依頼です。これが提案書の中心の文にならない理由は、後で説明します。
This paragraph is too long.
However, the trial only lasted four weeks.
The association gives no evidence for that claim.
As a result, customers have to wait.
We recommend the curtains because they're much cheaper.
I was wondering if we could postpone it.
提案書で使う言葉
モデル：図書館の提案書
この図書館は今、日曜日は午前九時から午後六時まで一日中開館しています。このまま続けるか、午後二時に閉館するかを決めなければなりません。決定する委員会に向けて書かれた提案書を、全部聞いてみましょう。流れは、選択肢と基準、情報源からわかること、基準ごとの評価と根拠、おすすめ、その限界の順です。このレッスンの中心はこれです。提案書は、選択肢を同じ基準と根拠で評価し、どこまで言えるのかを示したおすすめで終わります。
Proposal: Sunday opening hours at the library
This proposal compares two options for Sundays: opening all day or closing at two o'clock.
We compared them in terms of cost, staff hours and visitors.
Both sources agree that people use the library on Sundays.
The report says that about 200 people came each Sunday, whereas the staff claim that the library is empty after two o'clock.
Taken together, they suggest that most visitors come in the morning.
In terms of cost, closing at two would be the better option.
Opening all day costs 900 euros each Sunday, whereas closing at two would cost 500.
In terms of staff hours, closing at two would also be better, because the staff would work five hours instead of nine.
In terms of visitors, opening all day would be the better option, because people who work on Sunday mornings could still come.
Overall, we recommend closing at two because it's the better option on two of the three criteria.
This recommendation has one limitation: we only have visitor figures for one month.
As a result, we should count the visitors again after three months.
評価の前に基準を決める
基準（criterion）とは、二つの選択肢を判断するときの観点です。まず “What matters most to the people who will decide?” と考え、評価を始める前に基準を示しましょう。読む人は、何を物差しにしているのかを知る必要があります。二つの選択肢には同じ基準を使います。別々の基準で判断すると、公平な比較になりません。“in terms of” は名詞の前に置き、「〜の面で」にあたります。“in terms of cost” は「費用の面で」です。数にも注意しましょう。一つなら criterion、二つ以上なら criteria です。
We compared them / the two options in terms of cost / staff hours / visitors.
What matters most to the people who will decide?
We compared them in terms of cost, staff hours and visitors.
We compared the two options in terms of cost.
情報源を並べるのではなく、まとめる
最初の二文は聞いてわかれば十分です。それぞれの情報源が別々に述べていることです。まとめる（synthesis）とは、情報源を順に繰り返すことではありません。一致する点は “Both sources agree that…”、違う点は “whereas”、合わせてわかることは “Taken together, they suggest…” で示します。だれが何を述べたかも残します。“the report says” には数字がありますが、“the staff claim” にはありません。結論の強さも変えないようにします。どちらの情報源も時間ごとの来館者を数えていないので、証明ではなく “suggest” を使います。
Last month, about 200 people came to the library each Sunday.
Sunday mornings are busy, but the library is empty after two o'clock.
Both sources agree that people use the library on Sundays.
The report says that about 200 people came each Sunday, whereas the staff claim that the library is empty after two o'clock.
Taken together, they suggest that most visitors come in the morning.
基準を一つずつ評価する
基準ごとに評価を書き、どちらの選択肢がよいかを述べます。“Closing at two” はこの文の主語です。日本語の「閉館すること」のように、ここでは動詞に -ing をつけます。“would be” は日本語の「〜でしょう」に近く、まだ決まっていないことを示します。二つを比べるので、ていねいな英語では best ではなく “the better option” と言います。一つの選択肢がすべての基準でよいとは限りません。ここでは費用と勤務時間では午後二時の閉館が、来館者では一日中の開館がよいと評価しています。
In terms of cost, closing at two / staff hours, closing at two / visitors, opening all day would be the better option.
In terms of cost, closing at two would be the better option.
In terms of staff hours, closing at two would be the better option.
In terms of visitors, opening all day would be the better option.
評価を支える根拠
根拠のない評価は、ただの意見です。評価にはそれを支えるものをつけましょう。900ユーロや、九時間ではなく五時間といった数字でもいいですし、日曜日の午前中に働く人も来られるという、読む人が確かめられる理由でもかまいません。最初の文の “costs” が現在形なのは今の事実だからで、“would cost” は可能性を表します。足りないものも指摘します。“The staff give no figures for the afternoon” は、根拠が弱い部分を示しています。
Opening all day costs 900 euros each Sunday, whereas closing at two would cost 500.
In terms of staff hours, closing at two would also be better, because the staff would work five hours instead of nine.
In terms of visitors, opening all day would be the better option, because people who work on Sunday mornings could still come.
The staff give no figures for the afternoon.
おすすめを一文で述べる
“Overall” は、それまでの内容全体を踏まえた最後の判断を示します。行動をすすめるときは、“recommend” の後に -ing の形を続けます。“we recommend closing at two” と言い、“we recommend to close” とは言いません。ここでは結論を先に言い、理由を “because” で続けます。理由は比較の内容と合っていなければなりません。三つ目の文の “two of the three criteria” は、本文で示した費用と勤務時間の二つを数えています。
Overall, we recommend closing at two because it would cost less / opening all day because more people could come / closing at two because it's the better option on two of the three criteria.
Overall, we recommend closing at two because it would cost less.
Overall, we recommend opening all day because more people could come.
Overall, we recommend closing at two because it's the better option on two of the three criteria.
おすすめの限界を述べる
限界を述べても、おすすめを取り消すわけではありません。どこまで言えるのかを示すだけです。この提案書は午後二時の閉館をすすめたまま、来館者の数字が一か月分しかないことを認めています。“One limitation” で弱い点を名づけ、コロンの後にその内容を書きます。次に、どうするかを述べます。“As a result, we should count the visitors again after three months.” の部分です。“However, the trial only lasted four weeks” も別の文章で同じ働きをしていて、結論を打ち消さずに範囲を限定しています。
This recommendation has one limitation: we only have visitor figures for one month.
As a result, we should count the visitors again after three months.
However, the trial only lasted four weeks.
同じ考えを別の読み手に伝える
最初の文は聞いてわかれば十分です。問題をすでに知っている同僚に言う文です。二つ目はほぼ同じ内容を、理由を文書で必要とする委員会に伝えています。どちらが上ということはなく、読み手に合わせて使い分けます。一方、“I was wondering if we could postpone it” は控えめな依頼で、相手の好意に頼るときに役立ちます。提案書で示すのは評価なので、おすすめはふつう率直に書き、理由と限界をていねいに述べます。
Let's just close at two. It's much cheaper!
Overall, we recommend closing at two because it would cost less.
I was wondering if we could postpone it.
やってみましょう：大通りについての事実
町は試験的な実施（trial）として大通りを車両通行止めにしました。今度は、毎週土曜日に閉鎖するか、月に一度の土曜日にするかを選びます。三つの事実は二つの文章から取ったものです。三つの事実を読み、基準を二つ、それぞれの事実からわかること、この情報の限界をメモしましょう。
Whereas the shops want the street closed every Saturday, residents would prefer one Saturday a month.
Most shops gained customers, whereas some older residents stayed at home.
However, the trial only lasted four weeks.
五つの段階で書く提案書
モデルに沿って提案書を書き、例のように二つ目の基準でも “In terms of” を使いましょう。それぞれの評価には、事実から取った根拠をつけましょう。“the street” は、一度出た後は “it” で言いかえています。ここではそれぞれの選択肢が一つの基準でよいので、数えるだけでは決められません。一方がより適している理由を説明しましょう。限界は事実の中にあります。数字を作らないようにしましょう。
We compared the two options in terms of two criteria. Taken together, the two texts suggest that what they show. In terms of a criterion, one option would be the better option, because the evidence. Overall, we recommend an option with -ing because a reason. This recommendation has one limitation: the limit.
We compared the two options in terms of customers and older residents.
Taken together, the two texts suggest that the trial helped most shops.
In terms of customers, closing the street every Saturday would be the better option, because most shops gained customers during the trial.
In terms of older residents, closing it one Saturday a month would be the better option, because some of them stayed at home during the trial.
高齢の住民の面では、通りの閉鎖を月に一度の土曜日にするほうがよい選択肢でしょう。試験的な実施の間に、家から出なくなった人がいたからです。
Overall, we recommend closing it one Saturday a month because older residents could still come to the shops on the other Saturdays.
This recommendation has one limitation: the trial only lasted four weeks.
発展：レビューに同じ方法を使う
ここは任意の内容で、読んでわかれば十分です。レビュー（review）は新しいカフェのような一つの対象を評価し、行くかどうか考えている人に向けて書きます。提案書と同じ段階もいくつかあります。“In terms of food” と “In terms of price” は基準、“Overall, I recommend it” はおすすめ、“but not if you're in a hurry” は限界です。練習したい人は、知っている場所について三文で書いてみましょう。
In terms of food, the new café is excellent.
In terms of price, it's a bit expensive for a quick lunch.
Overall, I recommend it, but not if you're in a hurry.
まとめ：提案書の段階
提出する前に確かめましょう。決定する人が、基準、それぞれの評価の根拠、おすすめ、その限界を見つけられますか。
| すること | 言い方 |
|---|---|
| What you compare | This proposal compares two options: … |
| The criteria | We compared them in terms of … |
| What the sources show | Taken together, they suggest that … |
| One criterion at a time | In terms of cost, … would be the better option. |
| The evidence | … costs 900 euros, whereas … |
| The recommendation | Overall, we recommend …-ing because … |
| The limit | This recommendation has one limitation: … |